17.16 Importazione Dati

Questo strumento permette di importare dati in vte (se l’installazione è on-site) partendo da una fonte esterna, sia di tipo csv (come già avviene tramite l’importazione standard di anagrafiche) sia database.

Potete schedulare il processo secondo una certa frequenza temporale e inserire query avanzate per l’estrazione dei dati. Vediamo passo per passo la procedura di importazione prendendo ad esempio il caso di importazione database. Per configurare una nuova importazione, premere Aggiungi.

Esempio di come usare l'Importazione Dati.
Facciamo un esempio pratico, su "come" usare nel migliore dei modi l'Importazione Dati di vtenext.
L'esigenza è quella di importare dei record nel modulo delle Aziende. L'aspetto fondamentale è quello di mettere come chiave la PIVA per esempio (l'importante è scegliere una chiave che sia univoca ed efficiente per l'importazione che stiamo eseguendo), in questo modo, tutto i campi mappati provenienti dal file, vengono aggiunti o sovrascritti nel modulo Aziende.

Esempio:

• Ci sono 3 aziende nel crm e 10 nel file csv. Se la chiave è la PIVA, l'importazione trova quelle 3 Aziende già esistenti nel file, e quindi importerà solamente quelle nuove;
• Se invece ci sono 20 aziende nel crm e 20 nel file, impostando sempre come chiave la PIVA e mappando il campo ALTRA EMAIL, l'importazione dati aggiornerà/sovrascriverà quel campo soltanto;
• Se infine, ci sono 20 aziende nel crm e nel file 23, impostando sempre come chiave la PIVA e mappando tutti i campi presenti, l'importazione sovrascriverà i campi per le aziende esistenti e creerà le 3 nuove Aziende presenti nel file.

N.B. Per l’ import di moduli che hanno al loro interno anche i prodotti (es. Ordini di vendita o Preventivi) la procedura è differente.

Sono necessari 3 differenti file csv da importare nell’ordine descritto:

• Un file contenenti i prodotti all’interno del blocco con solamente i dati basilari.
• Un file per la ‘testata’ del modulo contenente il blocco prodotti ove verranno inseriti solo i dati ad esso inerenti.
• Un file contenente dei dati essenziali per il blocco prodotti dove serviranno due campi identificativi per poter collegare la ‘testata’ e i ‘prodotti’ precedentemente importati; oltre ad essi serviranno i campi come obbligatori : Nome prodotto, Quantità e Prezzo listino.

IMPORTANTE Nei relativi moduli dei primi due file va creato un campo da utilizzare per il collegamento tra i due nel blocco prodotti es. - id esterno

Dopo aver importato i primi due file, bisogna ricordare di mappare come campo identificatore l’ id esterno, con la procedura precedentemente descritta sarà possibile, creando una terza importazione, selezionare ‘blocco prodotti’ tra i moduli disponibili (nell’esempio qui sotto si tratta di ‘Ordini di vendita’).

A questo punto nella mappatura del modulo ‘blocco prodotti’ bisogna impostare come campi di collegamento i due id esterni precedente creati nei due moduli e successivamente inseriti con i csv.

Nel caso in cui nel CSV da importare si abbia un campo di tipo Uitype 10 con collegamento ad un’ altra entità, per importarlo correttamente è necessario che prima sia stata eseguita un’importazione della suddeta entità con il record ad esso collegato e mappato un campo identificativo esterno nella stessa modalità precedentemente descritta per il blocco prodotti.

Esempio di come si presenta il file di importazione per il blocco prodotti di un Ordine di Vendita:

La situazione è la seguente. Supponiamo di avere già importato tutti i prodotti e di dover dunque importare gli Ordini di Vendita con relative righe prodotto. A questo punto è sufficiente creare un file CSV come quello riportato nell'esempio:

Cod. Ordine	Cod. Prodotto	Nome	Descr.	Q.tà	Prezzo	Sconto	Totale riga
SO10	PR07	Lavatrice	Modello Famiglia	2	350,00	0	700,00
SO10	PR11	Frullatore	Frulla di tutto	1	90,00	15	75,00

La prima riga rappresenta l'intestazione, ovvero le colonne da inserire e devono contenere tutti i campi che sono presenti nel blocco prodotti degli Ordini di Vendita che si intendono importare. Usando come chiave di importazione, il numero dell'ordine (prima colonna), si posso importare in questo modo, tot righe del medesimo ordine. Questa procedura funziona anche per gli altri moduli che contengono un blocco prodotti.

N.B.: è fondamentale che gli Ordini, siano presenti nel file CSV in maniera sequenziale. Non è possibile importare correttamente un CSV quando gli Ordini di Vendita sono sparsi tra le righe del file stesso.

CORRETTO

Cod. Ordine	Cod. Prodotto	Nome	Descr.	Q.tà	Prezzo	Sconto	Totale riga
SO10	PR07	Lavatrice	Modello Famiglia	2	350,00	0	700,00
SO10	PR11	Frullatore	Frulla di tutto	1	90,00	15	75,00
SO11	PR05	Computer	Super PC	1	300,00	50	250,00
SO11	PR11	Frullatore	Frulla di tutto	1	25,00	0	25,00

NON CORRETTO

Cod. Ordine	Cod. Prodotto	Nome	Descr.	Q.tà	Prezzo	Sconto	Totale riga
SO10	PR07	Lavatrice	Modello Famiglia	2	350,00	0	700,00
SO11	PR05	Computer	Super PC	1	300,00	50	250,00
SO10	PR11	Frullatore	Frulla di tutto	1	90,00	15	75,00
SO11	PR11	Frullatore	Frulla di tutto	1	25,00	0	25,00

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PASSO 1: Modulo
Selezionare il modulo di destinazione dei dati.

PASSO 2: Sorgente dati
Selezionare il tipo di sorgente, se csv o database.

PASSO 3: Parametri sorgente
Compilare i parametri del server che contiene il db per effettuare la connessione.

PASSO 4: Tabella sorgente
Scegliere la tabella sorgente contenuta nel database; se necessario, nello spazio sottostante impostare una query di estrazione avanzata dei dati.

PASSO 5: Mappatura campi
Analogamente alla procedura standard di importazione da csv, è necessario mappare i dati presenti nella tabella d’origine con i campi presenti in vtenext, in modo che l’informazione giunga a destinazione sul CRM nel campo corretto.

È necessario selezionare il campo chiave; inoltre per alcuni campi è possibile scegliere il formato (es: formato telefonico) o utilizzare semplici formule (es: anteponi codice). Più in basso nella videata, potete selezionare i campi di default in creazione e in modifica.

PASSO 6: Pianifica avvio
Schedulare il processo secondo un intervallo regolare.

PASSO 7: Notifiche
Definire quale utente dovrà ricevere notifica dell’importazione dati.

Come si importano i prodotti configurabili da data import?
1. usare l'import del modulo prodotti come base
2. aggiungere un campo speciale da interfaccia, denominato per esempio "nome prodotto configurabile" da usare per creare il prodotto configurabile padre
3. aggiungere dei campi speciali per gli attributi del prodotto sempre da interfaccia. In questo modo l'import farà la "distinct" di questi ultimi e creerà le righe nel campo tabella. In pratica nel data import, sarà possibile mappare i campi degli attributi come normalissimi campi standard.

Altre azioni
Terminata la creazione del processo di import, nel menù generale dello strumento Importazione Dati vengono mostrate le importazioni salvate con le informazioni relative a ultimo/prossimo avvio. È possibile fare altre azioni.

	Importazione abilitata/disabilitata (per cambiare, cliccare sull’icona)
	Avvia l’importazione ora
	Modifica della configurazione (vengono riproposti i passi precedenti)
	Lettura del resoconto ultima importazione
	Elimina l’importazione